Stand: 25.10.2026
1. Verantwortlicher und Anbieter
Die App „Trans4Sales“ ist die mobile Anwendung zur Software Trans4Sales und wird von
[Trans4Minds GmbH, Magnolienweg 13, 4641 Steinhaus, office@trans4minds.at, +43 699 105 46 123, FN 621353 f]
bereitgestellt („Anbieter“). Die App steht nur Mitarbeitenden und Montagepartnern von Unternehmen zur Verfügung,
die Trans4Sales nutzen („Kundenunternehmen“). Für die Verarbeitung der im Rahmen Ihrer Tätigkeit anfallenden
Daten (Termine, Abnahmen, Arbeitszeiten, Aufgaben) ist das jeweilige Kundenunternehmen Verantwortlicher im Sinne
der DSGVO; der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Datenschutzbeauftragter des Anbieters: [Name/Kontakt oder „nicht bestellt“].
2. Welche Daten die App verarbeitet
| Daten | Zweck | Speicherort |
|---|---|---|
| Benutzername und Passwort | Anmeldung | Server des Kundenunternehmens in Trans4Sales; auf dem Gerät nur, wenn Sie die biometrische Anmeldung aktivieren – dann verschlüsselt im Android-Keystore, nur nach Gesichts-/Fingerabdruckprüfung lesbar |
| Name, Rolle, Unternehmen, Montageteam | Anzeige, Berechtigungen | Server |
| Montagetermine mit Kundendaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Projekt) | Durchführung der Montage | Server; Anzeige in der App |
| Abnahmen: Angaben, Mängel, Fotos, Unterschriften von Kunde und Monteur, PDF-Protokoll | Dokumentation der Abnahme | Server; Zwischenstand bis zur Übertragung auch auf dem Gerät |
| Fotos und Dokumente zu Aufgaben | Aufgabenbearbeitung | Server |
| Arbeitszeiten (Kommen/Gehen), Anträge (Urlaub, Krankenstand, Zeitkorrektur) | Zeiterfassung | Server |
| Push-Token des Geräts | Zustellung von Benachrichtigungen | Server; Versand über Firebase Cloud Messaging (Google) |
| KI-Assistent Karlh(ai)nz (freiwillig): Ihre Fragen, angehängte Fotos, der bisherige Chatverlauf, Vorname, Rolle, App-Sprache und Name des geöffneten Bildschirms | Beantwortung Ihrer Fragen | Server (Verlauf je Benutzer, Bilder verkleinert); Löschung 12 Monate nach der letzten Aktivität oder mit dem Benutzerkonto; archivierte Chats sind ausgeblendet, bleiben bis dahin gespeichert; Verarbeitung bei OpenAI (siehe Abschnitt 5) |
| Technische Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, Fehlermeldungen) | Betrieb und Sicherheit | Server, 30 Tage |
Die App verwendet keine Werbung, kein Tracking und keine Analysewerkzeuge. Der Standort des Geräts wird
nicht erfasst; die Navigation zu einem Termin übergibt lediglich die Adresse an Ihre Karten-App.
Biometrische Merkmale (Gesicht, Fingerabdruck) werden ausschließlich vom Betriebssystem geprüft. Die App erhält
und speichert keine biometrischen Daten.
Der KI-Assistent ist freiwillig und lässt sich in den Einstellungen der App ausblenden. Bitte senden Sie ihm keine personenbezogenen Daten von Kunden (z. B. Namen, Adressen, Unterschriften), die für Ihre Frage nicht nötig sind.
3. Berechtigungen
- Kamera – nur wenn Sie selbst ein Foto aufnehmen (Abnahme, Lieferschein, Aufgaben, KI-Assistent).
- Fotos/Dateien – nur die Dateien, die Sie aktiv auswählen (auch für den KI-Assistenten).
- Benachrichtigungen – für Hinweise zu Terminen, Aufgaben und Erinnerungen; jederzeit in den Android-Einstellungen abschaltbar.
- Biometrie – optional für die schnelle Anmeldung.
- Internet – Verbindung zum Trans4Sales-Server.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Arbeits- bzw. Werkvertrags mit dem Kundenunternehmen (Art. 6 Abs. 1
lit. b DSGVO, § 9 DSG bzw. arbeitsrechtliche Vorgaben zur Zeiterfassung) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen
an einer ordnungsgemäßen Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die biometrische Anmeldung und
Benachrichtigungen nutzen Sie freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Nutzung des KI-Assistenten ist ebenfalls freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
5. Empfänger und Drittlandübermittlung
- Hosting des Trans4Sales-Servers: smarterASP.NET, Amsterdam.
- Push-Benachrichtigungen: Google Ireland Limited / Google LLC (Firebase Cloud Messaging). Übermittelt werden das
Push-Token und der Benachrichtigungstext. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage des
EU-US Data Privacy Framework bzw. von Standardvertragsklauseln. - KI-Assistent: OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland, bzw. OpenAI, L.L.C. (USA). Übermittelt werden nur die in Abschnitt 2 genannten Chatdaten und nur, wenn Sie den Assistenten verwenden. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenAI. OpenAI speichert die Daten höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung und verwendet sie nicht zum Training seiner Modelle.
- E-Mail-Versand von Abnahmeprotokollen an Kunden erfolgt über den Mailserver des Kundenunternehmens.
6. Speicherdauer
Daten auf dem Server werden nach den Vorgaben des Kundenunternehmens und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
gespeichert. Auf dem Gerät gespeicherte Daten (Zugangsdaten, Entwürfe, Zwischenspeicher) werden beim Abmelden bzw.
nach erfolgreicher Übertragung gelöscht und vollständig entfernt, wenn Sie die App deinstallieren.
Chats mit dem KI-Assistenten (Texte und verkleinerte Bilder) werden zu Ihrem Benutzer gespeichert, damit Sie sie im Verlauf von App und Weboberfläche wieder öffnen können. Sie werden 12 Monate nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht, ebenso wenn Ihr Benutzerkonto gelöscht wird. Archivierte Chats sind für Sie nicht mehr sichtbar, bleiben aber bis zu diesem Zeitpunkt gespeichert.
7. Datensicherheit
Die Übertragung zwischen App und Server erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Zugangsdaten werden auf dem Gerät nur
verschlüsselt und an die Gerätebiometrie gebunden gespeichert. Gerätesicherungen in die Cloud sind für die App deaktiviert.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
Wenden Sie sich dazu bitte an Ihr Unternehmen (Verantwortlicher) oder an [E-Mail des Anbieters]. Sie können sich bei
der Österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) beschweren.
9. Konto und Löschung
Konten werden ausschließlich vom Kundenunternehmen in Trans4Sales angelegt und gelöscht; in der App kann kein Konto
erstellt werden. Für die Löschung Ihres Kontos wenden Sie sich an Ihr Unternehmen oder an office@trans4minds.at.
